Conseguir ampla participação de moradores nas assembleias de condomínios, para promover decisões realmente democráticas, é um desafio de síndicos e administradoras.
Mas, é fato que as dificuldades vão além da assembleia e votação em si, pois os desafios já iniciam na elaboração do edital, passam pela fase de deliberação e ainda se estendem após a conclusão.
Ao considerar todo esse panorama, a Winker criou o módulo Assembleia Virtual, com uma visão abrangente e atenta aos detalhes do processo.
Diferenças entre assembleia virtual e presencial
Na Winker, a solução foi pensada para a comodidade e segurança, mas também voltada a transformar a assembleia do condomínio, que é obrigatória, em satisfação de opinar e participar das decisões que afetam a coletividade.
A seguir, confira as principais diferenças da assembleia virtual em relação à assembleia presencial e entenda porque este formato gera mais comodidade e até mesmo segurança.
Facilidades começam já na divulgação do edital
Para que moradores sejam informados sobre a realização de uma assembleia do condomínio, normalmente, cartazes são fixados em áreas comuns. Neles, constam data, horário e assuntos da pauta.
Presume-se que todos leem esses avisos e cheguem ao dia da assembleia já devidamente informados para as votações previstas.
Mas, nem todos têm oportunidade ou tempo para buscar informações e o que geralmente acontece é a deliberação durante a assembleia, o que prolonga, e muito, a duração da reunião.
Já no caso de uma assembleia virtual, estes aspectos importantíssimos para o condômino são bastante diferentes:
- todas as informações podem ser divulgadas e acessadas por condôminos no app, por meio do celular ou web;
- no momento da votação, será mais fácil e rápido tomar decisões, pois documentos, opções e informações estavam disponíveis para análise prévia no app.
Esclarecimento prévio de dúvidas
Mesmo com a disponibilização de informações e documentos, pode ser que os condôminos fiquem em dúvida sobre qualquer questão.
Deixar para esclarecer os questionamentos no momento da assembleia presencial também aumenta o tempo de decisão.
Por isso, a Assembleia Virtual Winker permite comentários e perguntas, diretamente no app. Assim, durante a votação, os condôminos estarão mais seguros sobre as próprias decisões e a conclusão será mais rápida.
Além disso, o ambiente virtual é mais compreensivo e inclusivo, pois todos, desde os mais tímidos aos mais extrovertidos, podem fazer ponderações e perguntas, para as quais, presencialmente, muitas vezes, não há espaço.
Votação realmente democrática
Os motivos pelos quais moradores deixam de comparecer a assembleias presenciais variam, mas, na maioria das vezes, a ausência está ligada à falta de tempo e outros compromissos no mesmo horário.
Nesse sentido, está claro que, se condôminos podem votar no momento em que quiserem, através do app e de qualquer lugar, a participação estará mais simples e acessível.
Administradoras e síndicos que utilizam a Assembleia Virtual no condomínio conseguem determinar um período de deliberação e votação, para que todos possam participar, nos momentos que considerarem melhores.
Isso, no lugar de afastar condôminos da participação, os envolve no processo, com o reconhecimento de que cada um tem rotinas próprias e possa escolher quando votar. Mais participação é a certeza de que as escolhas serão, de fato, democráticas.
Não precisa de outro aplicativo para videochamada
Mesmo com a reunião à distância, pode ser que condôminos não queiram abrir mão de uma deliberação em tempo real.
Com a Winker, essa parte também é simples, porque a plataforma está integrada ao Zoom. Para fazer videochamadas, não é necessário ter conta ou acessar outros aplicativos.
Usuários Winker conseguem acessar a chamada em vídeo diretamente no aplicativo, basta clicar em um botão que fica disponível na própria assembleia virtual. É simples e rápido, para deliberações online, a qualquer momento e lugar.
O condômino votou, mas mudou de ideia. E agora?
Na medida em que moradores acompanham as deliberações no app, é possível que o voto expressado não faça mais sentido. Na Assembleia Virtual Winker, a decisão não é definitiva, até que o período da assembleia esteja encerrado.
Então, enquanto a assembleia estiver em andamento no app, ainda é possível votar em outra opção, mesmo que o primeiro voto já tenha sido registrado, basta alterar a escolha.
Fração ideal: diferenças nos pesos de votos registradas por unidade
Quando um apartamento é maior e o proprietário paga taxas de condomínio mais altas, normalmente, a convenção indica que o voto dele terá maior peso. Porém, é difícil diferenciar esses condôminos em assembleias presenciais.
Esta questão está resolvida na Winker, com duas funcionalidades específicas da plataforma:
- informações sobre o peso de voto de cada unidade estão registradas no app;
- o cálculo de votação por fração ideal é automático;
Sem esse controle, é comum que até mesmo o resultado final da votação esteja comprometido, já que a fração ideal, de acordo com unidades, pode não ser levada em consideração.
Sem constrangimento com inadimplentes
Em meio a uma assembleia presencial, como expor que determinado condômino não tem direito a voto porque está inadimplente? É uma situação complicada, porque pode até mesmo render processos por danos morais.
Através da Winker, a inadimplência já está registrada no app, por isso, basta desconsiderar os votos de condôminos com pagamentos em atraso, sem constrangimento.
Registro completo de toda a assembleia
Por fim, ao ter realizado uma Assembleia Virtual Winker, não há necessidade de listas de presença em papel ou dificuldade para comprovar quem participou das decisões. Tudo está registrado no app, online e no mesmo lugar, com login único da Winker.
Na plataforma, os seguintes relatórios são gerados automaticamente ao fim da assembleia para confecção da ata:
- lista de presença de pessoas;
- lista de presença por unidades;
- votação;
- mensagens trocadas no chat.
Qual a validade jurídica da Assembleia Virtual?
A realização de assembleias virtuais em condomínios está prevista na lei 14.309/22.
O texto determina que a deliberação e votação podem ser virtuais, desde que:
- a modalidade não seja proibida pela convenção do condomínio;
- o edital de convocação tenha instruções claras de acesso, meios de manifestação e coleta de votos;
- o meio de realização assegure os mesmos direitos de voz e voto que condôminos teriam em assembleia presencial.
Além de considerar a jurisprudência da assembleia virtual, o ideal é prever a modalidade explicitamente em convenção (presencial, online ou híbrida/mista).
LGPD se aplica à Assembleia Virtual?
Sim! A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também deve ser observada durante Assembleias Virtuais, ainda mais quando há videochamadas.
Para garantir a proteção de dados da assembleia, é essencial utilizar plataformas que também estejam adequadas à legislação, como é o caso da Winker.
Neste artigo, você pode saber mais sobre como realizar uma Assembleia Virtual adequada à LGPD.
Quais são as regras e como organizar uma assembleia virtual no condomínio?
Não há um conjunto específico de regras sobre a realização de assembleias virtuais em condomínios, mas a seguir, listamos algumas boas práticas de segurança e alinhadas à jurisprudência.
1. Aviso antecipado
A possibilidade deve ser informada previamente pela administração, com apontamento dos devidos argumentos. O envolvimento e/ou consulta prévia entre os moradores, via canais de comunicação já em uso (WhatsApp, site e aplicativo do condomínio, e-mail ou murais), ajuda a comprovar que houve democracia, inclusive desta decisão.
2. Revisão de cadastros
O cadastro digital de usuários do condomínio deve ser revisado, a fim de identificar casos em que não há ainda um e-mail válido para atuar preventivamente na obtenção deste dado.
3. Convocação
Todos os proprietários devem ser convocados, via edital, encaminhado por meio de canais digitais e/ou físicos, que já estejam em uso pela administração.
Na primeira convocação desta modalidade, recomenda-se uma ligação ou interfone para os apartamentos que não tenham registrado leitura dos informativos digitais. Assim, garante-se que todos foram informados e terão as mesmas chances de declarar sua opinião e voto.
A Winker registra, tanto o envio do edital, quanto o registro de leitura, pelo e-mail cadastrado.
4. Equipamentos
No período definido para assembleia, recomenda-se também que o condomínio disponibilize um equipamento (computador, notebook ou smartphone) higienizado, que permita o acesso à plataforma, para quem não possui computador, notebook ou smartphone em casa, o que garante a todos o direito a voto.
5. Tecnologia
No momento da escolha da ferramenta, é importante encontrar a plataforma mais adequada. Para isso, é essencial considerar a disponibilidade, usabilidade, segurança e estabilidade.
Quanto à disponibilidade, recomendam-se ferramentas que permitam, tanto acesso por computadores, quanto pelos smartphones, na modalidade de aplicativo (mais amigável). Nem todos possuem computador ou notebook em casa, por isso, o fácil acesso via smartphone como aplicativo é indicado. A Assembleia Virtual Winker possui acesso pela web e pelo aplicativo Winker, já em pleno uso pelos clientes.
Em relação à usabilidade, precisa ser fácil de usar e, antes da data oficial da assembleia, sugere-se realizar uma experimentação, para quem quiser treinar antes do dia da votação. A centralização de cadastros ajuda, ou seja, o fato de o condômino usar os mesmos login e senha utilizados para acesso a boletos, via site ou aplicativo. Na Winker, você pode realizar uma assembleia prévia, para experimentação. Além disso, o login e senha são os mesmos já utilizados para os demais recursos do sistema.
Ao considerar a segurança, escolha plataformas que possuem usuário e senha pessoais individuais (por pessoa e não por unidade, como senhas enviadas para o e-mail pessoal), sistema de acesso criptografado (senha não é conhecida por ninguém, apenas pelo dono do usuário) e com registro de IP (para comprovar de onde veio o acesso).
É importante evitar plataformas que enviam o usuário e senha padrões (exemplo CPF) ou que são entregues impressos no boleto, pois este pode ser extraviado e utilizado por terceiros. Tudo isso coloca em risco a legalidade da assembleia, devido à possibilidade de fraude. Na Winker, o usuário é o e-mail do indivíduo, sua senha é criada pelo mesmo ou enviada para o e-mail dele, uma aleatória e criptografada. O mesmo irá alterá-la de forma autônoma.
Para garantir estabilidade, recomenda-se escolher um fornecedor que possui infraestrutura escalável, ou seja, que não diminui ou prejudica o desempenho, na medida em que passa a ter muitos acessos. Todo o sistema Winker é armazenado nos servidores de cloud – nuvem da AWS – Amazon Web Services, autoescalável e que possui redundância ante falhas em servidores. É considerado referência por estar entre os sistemas mais seguros do mundo.
