Administrar condomínios pode ser desafiador devido às rotinas manuais na gestão financeira, que consomem tempo e reduzem a produtividade.
Mas, diante das possibilidades da automação, é praticamente inaceitável que o setor fique estagnado, sem aderir aos benefícios que a tecnologia já pode entregar.
Reconhecendo isso, a Embracon Condomínios decidiu mudar: a administradora passou a utilizar o Winker Pro, plataforma de gestão com sistema contábil que automatiza inúmeras rotinas da administração de condomínios.
Previsão orçamentária como base
Gabriela Westphal, coordenadora do Contas a Receber e do Setor de Apoio Administrativo da Embracon, é quem compartilha a experiência da administradora com o Winker Pro.
Entre suas responsabilidades, estão rotinas como lançamento de taxas, balancetes, geração de arquivos de remessa, envio dos mesmos para bancos, baixa de pagamentos, além do controle de inadimplência e cobranças.
Segundo ela, um dos primeiros impactos positivos da mudança para o Winker Pro foi trabalhar com a previsão orçamentária como base para vários outros processos.
“Ter a previsão orçamentária lançada no sistema, de forma fixa para o ano todo, trouxe agilidade no processo de baixas e liquidação de títulos. Quando chega o mês seguinte, precisamos fazer só um ou outro lançamento, porque já está tudo programado no sistema”.
Automação de processos
Antes da migração para Winker Pro, o trabalho operacional manual ocupava muito tempo da equipe de Gabriela. Conseguir substituir o retrabalho por processos automáticos e muito mais ágeis é o principal benefício sentido pelo setor de Contas a Receber.
“Com a API integrada ao banco, não preciso baixar arquivos de remessa, acessar o sistema do banco e colocar para registro. Antes, eu precisava acessar a conta todos os dias de manhã, pegar o retorno e processar no sistema, para só então saber quem pagou. Isso tudo, acessar conta por conta, era muito trabalhoso”.
Atualizações instantâneas
Condomínios clientes nem sempre enviam informações em tempo hábil para que a administradora faça as taxas e isso acarreta em perda de tempo com boletos e bancos.
Gabriela ressalta que a presença de uma API integrada a múltiplos bancos no Winker Pro é fator definitivo para aumentar a eficiência e produtividade da Embracon. Por isso, ela afirma que o sistema faz diferença todos os dias nas rotinas do setor.
“No antigo sistema, eu precisava aguardar meia hora, até um dia, para saber se o boleto foi registrado, fazendo teste de pagamento. Com a API integrada, é instantâneo, ganho muito tempo no processo de confecção de taxa”.
Lançamentos automáticos
Outra rotina que ganhou eficiência foi o lançamento de leituras de água e gás. Gabriela lembra que a equipe era obrigada a utilizar um aplicativo específico para ter acesso às informações, que não estavam integradas ao sistema contábil.
“Hoje, quando o zelador faz a leitura no aplicativo, a foto já está disponibilizada no sistema. Fechamos o balancete e automaticamente ele já está na Winker. Facilitou muito para toda a equipe, é uma diferença grande entre as duas ferramentas”.
A mesma simplicidade, de acordo com Gabriela, é sentida em relação a multas e advertências, com registro automático na previsão orçamentária, além das reservas de áreas comuns, lançadas automaticamente na taxa do condomínio.
Embracon aumenta competitividade de mercado
Diferente de outros sistemas contábeis disponíveis no mercado, Winker Pro está hospedado em nuvem e suas informações podem ser acessadas a qualquer momento e local. Na opinião de Gabriela, essa disponibilidade é um diferencial e aumenta a competitividade da Embracon.
“Informação é poder e o uso inteligente das informações vai depender das soluções que a administradora utiliza. Hoje, oferecemos um leque maior de possibilidades ao cliente, para analisar a saúde financeira de forma mais ágil e apresentar soluções que trazem comodidade e redução de custos. A administradora que sabe fazer bom uso das informações, está à frente”.
Gabriela também já ocupou o cargo de gerente de relacionamento e, para contextualizar o uso inteligente de informações, cita um exemplo comum em assembleias de prestação de contas.
“O demonstrativo anual geralmente está em uma apresentação, mas se houver qualquer dúvida, é difícil você estar preparado para responder. Com Winker Pro, a pessoa que está apresentando consegue acessar na hora, em tempo real, e mostrar os detalhes de qualquer tópico”.
Sua administradora quer automatizar a gestão?
Administradoras que adotam o Winker Pro alcançam o potencial máximo da automação na gestão de condomínios.
As rotinas que antes demandavam trabalho manual e repetitivo, resultando em erros e retrabalho, são substituídas pela integração e atualização em tempo real proporcionadas pelo sistema.
A tecnologia de ponta Winker Pro entrega alto desempenho para agilizar todas as rotinas operacionais, com interface pensada para que o trabalho possa fluir sem perda de tempo. Além disso, há uma equipe exclusivamente dedicada ao desenvolvimento contínuo do sistema, para acompanhar todas as tendências do mercado.
