Em  busca de entregar uma experiência completa sobre assembleia virtual, realizamos a primeira edição da Assembleia Virtual na Prática.

Durante a Assembleia Virtual na Prática, diversas dúvidas foram enviadas pelos participantes. As questões variam entre o funcionamento da plataforma Winker, a legalidade da assembleia não presencial e processos que fazem parte da rotina de quem realiza assembleias virtuais. 

São esclarecimentos relevantes e, a seguir, você confere um levantamento das principais dúvidas e respostas do evento. Elas podem auxiliar no entendimento de que a assembleia virtual é uma ótima alternativa, desde que a plataforma escolhida ofereça segurança e estabilidade. 

Caso não encontre resposta para alguma dúvida sua, fique à vontade para entrar em contato e enviar uma pergunta.

1. Qual a validade jurídica de uma assembleia virtual?

A realização de assembleias virtuais em condomínios está prevista na lei 14.309/22.

O texto determina que a deliberação e votação podem ser virtuais, desde que:

• a modalidade não seja proibida pela convenção do condomínio;
• o edital de convocação tenha instruções claras de acesso, meios de manifestação e coleta de votos;
• o meio de realização assegure os mesmos direitos de voz e voto que condôminos teriam em assembleia presencial.

Além de considerar a jurisprudência da assembleia virtual, o ideal é prever a modalidade explicitamente em convenção (presencial, online ou híbrida/mista).

2. Como funciona o cadastro de um novo condômino na Winker e a liberação de acesso à assembleia virtual?

Quando a administradora ou síndico cadastram um morador, ele recebe automaticamente, via e-mail, o usuário e senha para acesso. 

O morador também consegue fazer o próprio cadastro e recebe usuário e senha para acesso, via e-mail. Neste caso, a solicitação de acesso é enviada para administradora e síndico, que analisam e aprovam, para participação na assembleia. 

Um morador já cadastrado acessa a assembleia virtual com os mesmos usuário e senha já utilizados nos demais módulos, seja via site ou app. 

3. Como garantir a participação de condôminos que não possuem recursos para acesso ao ambiente virtual?

Durante o período definido para a assembleia, a recomendação é de que o condomínio disponibilize equipamento higienizado (computador, notebook ou smartphone) para moradores que não contam com esse recurso em casa. 

Assim, está garantido o direito a participação e votação a todos os condôminos. 

4. Na pauta, é possível abrir duas ou mais votações. O sistema também permite bloquear votações separadamente?

Atualmente, não é possível liberar ou bloquear manualmente e individualmente a votação, dentro de um mesmo item de pauta. 

Quando configurado para que a liberação ocorra de forma manual, todas as votações de uma mesma pauta serão liberadas ou bloqueadas em conjunto. Ou seja, o bloqueio ocorre por pauta. A recomendação é criar votações em tempo real.

5. A lista de presença é criada a partir da entrada no aplicativo?

Não, o registro da lista de presença ocorre quando o condômino, através de seu login e senha criptografados, acessa a assembleia em andamento pela primeira vez. 

Ele fará conscientemente a assinatura e assume responsabilidade legal pela unidade. Neste momento, o sistema Winker registra os dados em que ele estava logado no momento da assinatura, inclusive seu IP (endereço de internet).

6. Como funciona a representação por procurações em assembleias virtuais?

Na plataforma Winker, o condômino precisa apenas habilitar o procurador no seu cadastro Winker. 

Significa que não é obrigatória uma procuração escrita, nem o reconhecimento de assinatura em cartório, a não ser que a convenção exija a documentação. Se esse for o caso, ao mesmo tempo que habilita o procurador, o condômino deve enviar o documento ao presidente/síndico. 

Inquilinos, por exemplo, conseguem votar por procuração, como qualquer pessoa. Para isso, o locatário se cadastra no imóvel como morador/inquilino, enquanto o condômino registra ele como procurador. 

7. No caso de um morador com procurações que representam mais de um voto, como são computados os votos? É possível parametrizar?

Neste caso, o morador registra seu voto uma vez e a plataforma Winker calcula com base no número de unidades por ele representadas. 

8. Como funciona o cadastro de inadimplentes na assembleia virtual?

Há uma aba específica chamada “Inadimplentes”, em que é possível cadastrar usuários em débitos de três formas:

• importar diretamente do sistema contábil (ERP), quando este é integrado com a Winker;
• obter através do cadastro nativo da Winker, quando o condomínio não tem integração contábil, mas informa ao sistema Winker quais usuários estão inadimplentes;
• cadastrar manualmente na assembleia, quando o sistema contábil não está integrado à Winker.

9. É possível importar do sistema contábil (ERP) somente no momento da apuração?

Sim, é possível importá-los (ou cadastrá-los manualmente, se for o caso) somente quando estiver sendo realizada a apuração dos votos.

10. O sistema acusará inadimplentes que foram cadastrados depois da votação?

A importação acontece em tempo real, mas não é atualizada automaticamente. Caso haja baixa após a importação e antes do encerramento, é necessário retirar o inadimplente da lista da assembleia.

11. Para condomínios com cobrança garantida por empresas específicas, o sistema valida inadimplência?

Neste caso, a inadimplência precisa ser adicionada pelo operador da assembleia, em uma tela que é bem simples e intuitiva.

12. Se um condômino inadimplente efetuar o pagamento minutos antes de acessar a assembleia virtual, como liberar para que ele consiga votar?

Mesmo com a assembleia em andamento, é possível que o condômino quite seus débitos. Cabe ao presidente (com auxílio do síndico) verificar a quitação e retirar o usuário da inadimplência. 

É possível removê-lo na plataforma Winker, na aba “Inadimplentes”. Feito isso, os votos deste condômino passam a ser válidos, mesmo se tiverem sido registrados antes da retirada do cadastro de inadimplentes. 

Votos de usuários inadimplentes são anulados automaticamente, durante a apuração. 

13. Quando um morador possui mais de um imóvel no mesmo condomínio, precisa votar duas vezes?

Não. O morador registra uma vez seu voto e o sistema Winker calcula automaticamente o número de unidades representadas. 

14. É possível que duas pessoas da mesma unidade acessem a assembleia de dispositivos diferentes?

Desde que esteja com o tipo de perfil liberado para participação, sim, é possível. No entanto, quando há mais de um voto registrado para a mesma unidade, o mesmo pode ser anulado, na etapa de apuração da assembleia. 

15. Mesmo após ter registrado o voto, o morador consegue alterá-lo, se mudar de ideia?

Sim, enquanto a assembleia estiver em andamento, o morador pode mudar seu voto. 

Essa mudança é permitida porque na medida em que moradores acompanham as deliberações, pode ser que o voto expressado antes não faça mais sentido. Então, a decisão só é definitiva quando a assembleia estiver encerrada. 

16. O sistema valida votos da administradora?

Não. Perfis de colaboradores da administradora não conseguem votar em Assembleias Virtuais Winker, a não ser que estejam cadastrados como moradores em alguma unidade. 

17. O cálculo de votos por fração ideal é automático?

O sistema Winker considera um voto por unidade/usuário, já que sistemas contábeis ainda não liberaram os dados necessários a esse cálculo via integração. Mas a Winker está em busca dessa solução. 

Caso seja necessário considerar o voto por fração ideal, assim como em assembleias presenciais, cabe ao presidente da assembleia realizar o cálculo, imediatamente após a conclusão da votação pelo sistema. 

Por enquanto, a Winker possibilita exportar a votação para o Excel e essa é uma alternativa que simplifica o cálculo. Para isso, basta informar também a metragem quadrada de cada unidade para obter o resultado automaticamente e sem erros. A Winker gera uma tabela em Excell, bem organizada, que auxilia na apuração e, normalmente, leva apenas alguns minutos. 

18. Para eleição de síndico, que depende de aprovação de contas, é possível fechar o tópico antes do próximo item, para apurar a eleição?

Sim. Para isso, no momento da criação e configuração do item de pauta, basta selecionar para que a votação seja liberada manualmente pelo operador, não seguindo a regra geral de início e término da assembleia. 

19. É possível realizar o sorteio de vagas de garagem, através da assembleia virtual?

Hoje, a Winker não tem ferramenta nativa para sorteio. A recomendação é de que cada administradora escolha a ferramenta de sua preferência e mostre ao vivo o sorteio.

20. Para videochamadas na assembleia virtual, o link do Zoom é emitido pela Winker ou o condomínio precisa de uma conta exclusiva no Zoom?

O condomínio ou a administradora pode optar por qualquer ferramenta para transmissão ao vivo na assembleia (o que não é obrigatório).

Caso queira utilizar a ferramenta Zoom, que é integrada oficialmente com o sistema Winker, o condomínio ou a administradora pode optar por ter uma licença própria corporativa ou empresarial do Zoom (muitas vezes inviável, devido ao custo) ou utilizar a licença da Winker, a ser contratada à parte do módulo de assembleia nativo.

21. Para empresas que já têm conta corporativa no Zoom, há algum plano de assembleias virtuais sem os custos de utilização da licença da Winker?

Empresas que já têm conta corporativa/empresarial podem utilizá-la, sem custos adicionais. Assim, contrata apenas o módulo de Assembleia Virtual Winker.

22. Existe limite de usuários/acessos por reunião?

Na Winker, não há limite de participantes. Já nas ferramentas de videoconferência, que são escolha do cliente, geralmente existe.

23. Na tela de votação, o que significa o percentual destacado em azul?

Indica o percentual de votos válidos por unidades representadas. Por exemplo, se um mesmo morador possui (ou está responsável por) 2 unidades no condomínio, será considerado apenas um voto por item de pauta e não 2. Porém, esse único voto constará como 2 unidades representadas. 

Dessa forma, o número de votos válidos pode diferir do número de unidades representadas (como no caso citado: um voto válido, 2 unidades representadas). Esta informação é exibida na aba “Resultados”, em forma de percentual e a informação do número de votos válidos/número de unidades representadas (no exemplo citado, seria 1/2)

24. Após finalizada a assembleia virtual na Winker, é possível gerar a ata com os questionamentos do bate-papo?

A Winker tem o papel de fornecedora da tecnologia para que ocorra a Assembleia Virtual. Ou seja, disponibilizamos apenas as informações elementos necessários para que, posteriormente, a ata seja confeccionada por pessoa responsável. 

São gerados 4 relatórios: 

• Lista de presença de pessoas (com dados completos e IP da conexão)
• Lista de presença das unidades (que é o percentual de unidades que se fizeram presentes)
• Resultado da votação (contendo as enquetes feitas, quantidade de votos e percentuais, lista das unidades que votaram em cada item, abstenção)
• Relatório das conversas trocadas

25. As atas de assembleias virtuais podem ser registradas em cartório?

Sim, mais de 600 assembleias virtuais já foram realizadas pelo sistema da Winker, em todo o território nacional, com lista de presença gerada pelo Winker e não tivemos nenhum caso de impedimento de registro. Em regra, a lista de presença emitida pelo sistema Winker deve ser aceita pelos cartórios. Caso ocorra de algum cartório não aceitar, será por ignorância legislativa.