Se você atua no mercado de condomínios, já sabe: é praticamente impossível que uma administradora entregue eficiência na gestão sem o uso de um sistema contábil adequado.
Este tipo de ferramenta é essencial para lidar com a complexidade das finanças condominiais, principalmente, para garantir precisão, transparência e conformidade com a legislação.
Mesmo assim, ainda é comum que administradoras depositem o fluxo de trabalho central da empresa em soluções defasadas, que não atendem plenamente suas demandas e que, por consequência, comprometem serviços e atendimento ao cliente.
Surge então a necessidade de mudar e, ao mesmo tempo, o receio da migração.
Neste conteúdo, vamos abordar os principais critérios a serem avaliados em um sistema ou ERP contábil para administradoras. Ao considerar estes aspectos, você estará mais perto de uma escolha efetiva para a gestão de condomínios.
O que você vai ver neste conteúdo?
Antes dos critérios, entenda os benefícios
Ao passo que o sistema contábil é essencial para as administradoras, apontar benefícios parece uma obviedade, mas não é.
Isso porque não podemos chamar de benefícios as rotinas básicas que um ERP contábil deve permitir, como emissão de notas fiscais, importação de dados da Receita Federal, controle financeiro, entre outras.
A ferramenta que engloba a maior parte das rotinas operacionais de uma empresa, como é o caso de um ERP contábil para administradoras de condomínios, precisa gerar muito mais que apenas vantagens associadas às funcionalidades.
Um sistema contábil para administradoras que seja ideal promove benefícios realmente estratégicos, aqueles que impactam diretamente os resultados e crescimento do seu negócio:
→ agilidade
→ produtividade
→ redução de custos
→ satisfação de clientes e retenção
É sob o ponto de vista destes benefícios que vamos trabalhar os critérios a seguir.
1. Automação
O retrabalho, com preenchimento e controle de planilhas, é um dos grandes gargalos de tempo e produtividade na gestão financeira de administradoras.
Por isso, nosso primeiro tópico se refere à automação de processos por meio do ERP contábil. O sistema deve permitir que as rotinas repetitivas, ou no mínimo parte delas, ocorram de forma automática. Na gestão de condomínios, alguns exemplos dessas tarefas são:
→ registro e liquidação de boleto;
→ conciliação bancária;
→ lançamentos de consumo;
→ prestação de contas;
→ previsão orçamentária.
2. Integração
A verdadeira capacidade de automação de processos em um software contábil depende diretamente das possibilidades de integração com outros sistemas e ferramentas.
No caso de uma administradora, é essencial que o ERP esteja integrado ao aplicativo do condomínio, por exemplo. Assim, quando condôminos realizam uma reserva de área comum, o valor é enviado automaticamente ao sistema e, depois, ao boleto do condomínio.
O mesmo se aplica às taxas de consumo de água e gás, entre outros lançamentos, baixas e liquidação de títulos.
Você já se perguntou quanto tempo é gasto na sua administradora com estes tipos de rotinas operacionais básicas? Se elas sobrecarregam a equipe e levam a erros e retrabalho, é hora de reavaliar o sistema utilizado.
Observe também se o sistema permite integração com outros softwares utilizados pela sua empresa, para que a troca de informações não afete os fluxos de trabalho. Se todos os setores atuam de forma interligada, com informações centralizadas e acessíveis, há um ganho em eficiência e produtividade.
3. API multibancos
Quando falamos de API multibancos, também estamos falando de integração.
Porém, este critério merece atenção redobrada para a gestão de condomínios: ao optar por um ERP que está integrado somente a um banco, você também restringe sua capacidade de atendimento.
Por outro lado, a API multibancos traz liberdade para que sua administradora possa atender condomínios de diversos perfis, sem a barreira do banco escolhido pelo condomínio.
Se o ERP não está integrado ao sistema do banco, todas aquelas rotinas que já citamos até aqui (lançamentos, baixas e pagamentos) são manuais, o que também acarreta erros e retrabalho.
4. Interface e experiência do usuário
Nenhum dos aspectos mencionados até aqui realmente entregará benefícios estratégicos caso o sistema contábil não seja intuitivo.
Você provavelmente já deve ter utilizado sistemas em que a busca por informações ou o uso de certas funcionalidades é lento e complicado. Além de tomar tempo, sistemas pouco intuitivos são frustrantes e, por isso, acabam subutilizados pela equipe.
Ao avaliar um ERP contábil para administradoras, você deve envolver colaboradores que trabalhem diretamente com a ferramenta e, se possível, conferir uma demonstração detalhada da plataforma. Este também é um caminho para entender se a solução atende as estratégias e demandas da sua empresa.
5. Segurança
O software contábil armazena uma infinidade de dados sigilosos da sua empresa e de clientes. Então, verifique se a plataforma oferece segurança genuína e atente-se aos tópicos a seguir.
Proteção dos dados dos condôminos
Administradoras de condomínios lidam com informações pessoais e financeiras sensíveis dos condôminos, incluindo detalhes de pagamentos, informações de contato e pessoais. Garantir a segurança desses dados é essencial para proteger a privacidade e evitar possíveis vazamentos ou violações.
Conformidade legal
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que as organizações protejam os dados pessoais de seus clientes e adotem medidas específicas, como criptografia, políticas de acesso e controle de dados, entre outras.
Leia mais: Checklist de adequação à LGPD
Confiabilidade e integridade dos dados
Os dados contábeis são críticos para o funcionamento adequado de uma administradora de condomínios. Por isso, o sistema contábil deve assegurar que esses dados sejam protegidos contra perda, corrupção ou acesso não autorizado.
Nesse sentido, uma das funcionalidades básicas é a configuração de diferentes níveis de acesso de acordo com o perfil dos usuários do sistema. O acesso restrito a pessoas autorizadas também é uma medida de prevenção contra fraudes e roubos de identidade.
Reputação e confiança dos clientes
Investir em padrões de segurança e conformidade com regulamentações como a LGPD ajuda a construir e manter a confiança dos clientes. Os condôminos confiam informações sensíveis às administradoras e esperam que esses dados sejam tratados com o máximo cuidado e respeito pela privacidade.
6. Hospedagem em nuvem
Certamente, você não quer submeter a operação da sua administradora às oscilações da conexão de internet, quedas de energia ou mal funcionamento de servidores.
Para evitar imprevistos, certifique-se de que o sistema contábil esteja hospedado em nuvem, ou seja, no modelo SaaS (Software as a Service).
Em contraponto a softwares vendidos sob licença, o SaaS tem vantagens importantes na gestão de condomínios.
7. Tecnologia e desenvolvimento
Ainda que um software contábil esteja armazenado em nuvem e seja um SaaS, sua administradora não pode esquecer da tecnologia e inovação, critérios que merecem avaliação criteriosa.
Certifique-se de que o sistema utiliza arquitetura moderna e escalável, que é flexível e tem capacidade de processamento adaptável a diferentes demandas.
O uso de recursos de inteligência artificial e machine learning na automação de tarefas, além de integrações facilitadas por meio de API e medidas de segurança cibernética, são outros indicativos da tecnologia de ponta.
Busque saber também se o sistema é regularmente atualizado pela equipe de desenvolvimento, com melhorias e novas funcionalidades alinhadas às novidades e demandas de mercado.
Por fim, pesquise feedbacks de outros usuários e avaliações sobre o sistema e a empresa por trás dele. Uma boa reputação e opiniões positivas dos clientes, geralmente, indicam um sistema de alta qualidade e tecnologicamente avançado.
8. Migração e implantação
A migração de um sistema já utilizado para um novo ERP contábil é um tópico sensível para as administradoras de condomínios. O receio se justifica por vários motivos, passando pela compatibilidade de dados e adoção da plataforma, custos, até a validação e satisfação dos clientes.
Então, sobre o período de migração e implantação, há algumas questões básicas sobre as quais você pode tentar se antecipar para evitar dores de cabeça.
Integridade de dados
No novo ERP contábil, são obrigatórios quesitos como a conversão de formatos de arquivos, mapeamento de dados entre sistemas e garantia de que todas as informações sejam transferidas corretamente.
Treinamento
Introduzir um novo sistema contábil requer treinamento para os funcionários da administradora de condomínios. Verifique se a empresa desenvolvedora inclui esse serviço até que todos estejam familiarizados com as novas ferramentas.
Personalização
Cada administradora de condomínios pode ter requisitos específicos que precisam ser considerados durante a migração. Isso pode incluir a necessidade de personalização, bem como a configuração de fluxos de trabalho e processos internos.
Período de Transição
Certifique-se de que a empresa fornecedora do sistema disponibiliza apoio também para o período de transição, o que ajudará sua administradora a minimizar qualquer tipo de impacto nos serviços prestados aos clientes.
Validação
Antes de implementar completamente o novo sistema contábil, é essencial realizar testes abrangentes sobre funcionamento e migração precisa de dados. Será um esforço significativo de teste e validação por parte da equipe de tecnologia e usuários finais, porém, bastante válido.
9. Treinamento e suporte
Após a implantação, a equipe da sua administradora continuará precisando de suporte e, eventualmente, novos treinamentos.
Além disso, a mudança pode causar resistência e gerar preocupações sobre a estabilidade e eficácia do novo sistema. Uma gestão eficaz vai priorizar a comunicação transparente, engajamento dos funcionários e suporte adequado.
Avalie se o ERP contábil conta com equipe de suporte técnico e materiais de treinamento, como tutoriais em vídeo e documentação detalhada. Estes são recursos que ajudam sua equipe a resolver problemas rapidamente e utilizar o sistema de forma eficiente.
10. Sucesso do Cliente
Sua administradora é cliente da empresa que fornece o sistema contábil e, se esta empresa possuir um time de Sucesso do Cliente, também chamado de CS (Customer Success), a experiência será diferenciada em diversos sentidos.
Orientação contínua
Após a implementação inicial, uma equipe de sucesso do cliente oferece orientação e apoio contínuos sobre novos recursos do sistema, melhores práticas de uso e suporte na resolução de problemas.
Quando um sistema não oferece essa alternativa, os usuários podem ficar isolados e sem recursos para resolver possíveis desafios ou utilizar a ferramenta em seu máximo potencial.
Suporte Personalizado
Há uma grande proximidade dos usuários do sistema com a equipe de CS, que estará sempre dedicada a ajudar de forma rápida e eficaz. Trata-se de um suporte realmente personalizado e atento a pedidos específicos e não apenas de atendimento genérico por chatbot ou e-mail.
Feedbacks e melhorias
Para identificar áreas de melhorias e desenvolver novas funcionalidades no sistema, o time de Sucesso do Cliente funciona como canal de feedback direto dos usuários.
Qual é o melhor sistema contábil para administradoras?
Antes de começar a procurar e avaliar opções, tenha em mente que o melhor ERP contábil é aquele que atende as necessidades da sua administradora, contemplando as demandas da gestão de condomínios.
Busque por soluções desenvolvidas para as especificidades do mercado condominial. Certamente, elas serão mais eficientes que ferramentas genéricas que não agregam aos serviços que sua administradora entrega para o cliente.
Entre as soluções do ecossistema Winker, está o Winker Pro, plataforma de crescimento que integra o software contábil mais completo e o super aplicativo que tem a melhor reputação na mesma solução.
Os 10 critérios citados neste artigo fazem parte do Winker Pro, agende uma demonstração e conheça a plataforma.
