Diante da velocidade de desenvolvimento de tecnologias emergentes, empresas que não estão atentas à inovação colocam a própria sobrevivência em risco. Hoje, uma das tendências que andam lado a lado com a tão comentada Inteligência Artificial é a automação.
Agora, de acordo com relatório da Delloitte, estamos a ponto de avançar para outro patamar. Além dos benefícios já conhecidos proporcionados pela automação, empresas que realmente utilizarem a automação poderão alcançar uma transformação orientada por insights.
O processo ocorre por meio de outras duas tendências: Process Mining (Mineração de Processos) e Task Mining (Mineração de Tarefas). Significa que, a partir da automação, líderes ganham tempo e capacidade para analisar tudo o que acontece na empresa, o que torna mais ágil a identificação e resolução de problemas, bem como a tomada de decisões.
Nesse contexto, surge a questão: quantos processos ainda são manuais na sua administradora? A transformação prevista no relatório deve ocorrer nos próximos três anos e é claro que a automação para administradoras já começou a influenciar o mercado condominial.
Continue a leitura para descobrir como a sua administradora já pode implementar a automação na operação e se preparar para este futuro que não está nada distante.
1. Contas a pagar
O setor de Contas a Pagar da administradora é um dos que mais pode acumular trabalho manual e repetitivo, quando não há inteligência na integração de sistemas e uso da automação.
Com um grande volume de pagamentos, que precisa de verificação prévia sobre cada documento, inclusive para diferenciação sobre recorrentes ou não recorrentes, o retrabalho parece não ter fim.
Todo este trabalho pode ser automatizado no Winker Nest, uma funcionalidade do Winker Pro, que otimiza o processamento de documentos e faturas do Contas a Pagar. Funciona integrado ao Papelada e GiaDoc, centralizando as despesas em um único ambiente, para eliminar documentos em papel.
Além disso, o processamento ocorre de acordo com as dinâmicas de cada administradora, com aprendizado contínuo para que o fluxo de trabalho seja cada vez mais ágil.
O que muda na prática?
Enquanto sistemas concorrentes podem demorar até 15 minutos para rodar uma atualização de lançamentos, ao utilizar o Winker Nest, você tem acesso imediato aos documentos lançados no sistema financeiro.
2. Boletos
O envio digital e automático de boletos já é uma prática bem consolidada no mercado condominial. Porém, ainda há sistemas que fazem o gestor esperar horas ou dias para ter certeza de que um boleto foi pago, uma demora totalmente desnecessária.
O registro de liquidação de boletos já pode ser instantâneo, em tempo real, não importando o banco que o seu cliente usa. É assim que funciona o Winker Pro, que conta com a API multibancos e abre possibilidades para que a administradora atenda condomínios de qualquer perfil.
A gestão financeira em tempo real se transforma em diferencial de mercado quando síndicos e condôminos percebem que a administradora vai além, ao atuar com inteligência, soluções robustas e tecnologia de ponta.
Além disso, outros processos também se tornam mais ágeis e eficientes a partir do registro instantâneo de boletos, como a previsão orçamentária, conciliação bancária e prestação de contas.
VAN bancária automática
Outra rotina relacionada aos boletos e que pode ser automatizada é a troca de arquivos de remessa e retorno entre o Winker Pro e o aplicativo de VAN bancária.
Por meio do integrador bancário do Winker Pro, os processos manuais com arquivos de remessa deixam de existir.
Todo o processo de registro e liquidação de cobranças é realizado por automações: ao gerar a cota condominial e registrar os boletos, o arquivo é direcionado automaticamente para a pasta de remessa da VAN, que fará o envio ao banco. Funciona da mesma forma com retornos, que o sistema recebe e processa instantaneamente.
Além da eficiência e aumento de produtividade, a transferência automática de arquivos evita erros causados pela entrada manual de informações.
3. Cobranças
O controle de inadimplência é um serviço essencial para condomínios, mas que pode acarretar falhas, inconsistências e demora na identificação de atrasos quando realizado manualmente.
Muitas vezes, o principal desafio é a agilidade na verificação de inadimplentes e canais de comunicação efetivos. Conferir planilhas, gerar boletos manualmente e enviar lembretes individualmente demanda tempo e esforço.
Sem uma comunicação bem estruturada, os condôminos podem não receber notificações, aumentando o risco de atrasos prolongados. Além disso, a cobrança manual pode ocorrer em momentos ou tom inadequados, o que prejudica o relacionamento entre a administradora e os moradores.
Então, este é um exemplo de automação para administradoras que ajuda a manter a previsibilidade financeira, reduzindo a inadimplência de forma inteligente.
Para isso, o Winker Pro conta com a Régua de Cobrança que, além de automatizar o envio de avisos, também permite personalizar mensagens e datas de envio, de acordo com o condomínio atendido.
Quais as possibilidades?
Por meio da Régua de Cobranças Winker Pro, a administradora garante que cada etapa do processo ocorra no momento certo e com a abordagem mais eficiente. Com essa automação, é possível:
→ programar o envio de lembretes automáticos, antes do vencimento do boleto, a fim de reduzir o risco de atrasos involuntários;
→ programar o envio de notificações logo após o vencimento, com mensagens que variam conforme o tempo de inadimplência;
→ enviar cartas de cobrança em lotes, somente para unidades inadimplentes.
Todos os envios podem ser configurados para dias antes ou depois do vencimento, de acordo com as preferências dos gestores. As mensagens podem ser personalizadas e a administradora também pode salvar modelos no Winker Pro para uso em diferentes situações.
4. Atendimento
O omnichannel já foi assunto em alguns conteúdos por aqui e é exatamente por meio dele que a administradora consegue automatizar também o atendimento.
Em resumo, significa que a empresa pode atender leads e clientes em diversos canais, com o mesmo padrão, agilidade e qualidade. Especificamente para administradoras de condomínios, existe o Winker Chat, que centraliza todos os chamados na mesma plataforma, garantindo o registro completo do atendimento.
Assim, oferecer uma ótima experiência ao cliente, de forma hiperpersonalizada também se torna mais simples. Ao passo que o cliente entra em contato por mais de uma vez, em diferentes canais, basta que a equipe acesse o histórico para saber exatamente o que já foi solicitado antes.
Quais rotinas automatizar?
Uma das tendências mais fortes em experiência do cliente é que as empresas equilibrem o autoatendimento e contato humano quando necessário. Ou seja, para questões mais simples, é sim recomendável o uso da automação no atendimento, já que o ganho em eficiência e agilidade é inegável.
Porém, quando o cliente não consegue resolver seu problema no autoatendimento, ele também deve conseguir falar diretamente com a equipe para o atendimento humanizado.
Sendo assim, a automação é um complemento à personalização, a partir das seguintes possibilidades, no Winker Chat:
→ Agent Bot Winker: automatizar o início do atendimento por meio de bot com fluxo de conversas personalizado.
→ Respostas Prontas e Macros: criação de respostas para perguntas mais frequentes e ações pré-definidas que agilizam o atendimento.
→ Roteamento: definir o direcionamento automático de atendimentos para o setor responsável, de acordo com a solicitação.
→ Assistência por IA: usar Inteligência Artificial para sugestões de melhores respostas durante o atendimento.
Exemplo prático
Entre os pedidos mais frequentes que uma administradora recebe de clientes, estão a segunda via de boletos ou CND e sua equipe não precisa interromper o que estiver fazendo para enviar estes simples documentos.
No Winker Chat, o WhatsApp é integrado ao chatbot para que o condômino solicite estes e outros documentos, sem precisar de um atendente. Veja no vídeo abaixo como funciona:
5. Processos
Depois de adotar todas as outras automações citadas até aqui, sua administradora pode avançar mais uma etapa e automatizar também os fluxos de trabalho, incluindo todos os processos envolvidos em cada setor e entrega.
Neste artigo, elaboramos um passo a passo para o mapeamento de processos, com exemplos práticos da gestão de condomínios. Vale a leitura, pois entender a sua operação de ponta a ponta é essencial para pensar em automatizar os fluxos de trabalho.
Existem diversas ferramentas voltadas à automação de processos, para organização e controle de tarefas, mas apenas uma foi realmente pensada para administradoras de condomínios, o Winker Flow.
A solução está integrada ao aplicativo, sistema financeiro e plataforma de atendimento e permite definir etapas, prazos e responsáveis para diferentes rotinas, em fluxos de trabalho personalizados.
Quando uma rotina tem um fluxo de trabalho no Winker Flow, todos os processos, setores e colaboradores envolvidos estarão em sincronia, com registro de detalhes, na mesma plataforma.
Enquanto as equipes têm autonomia para personalizar a criação de formulários, regras e configurações, de acordo com as próprias rotinas, os gestores acessam um único dashboard para ter visão gerencial completa, sobre tudo o que está acontecendo na administradora, em tempo real.
Automação como diferencial competitivo
Antes de terminar, se você ainda não se convenceu sobre a importância da automação para administradoras de condomínios, um dado para refletir: 52% das empresas brasileiras já utilizam ferramentas, com foco, principalmente, em redução de custos (22%) e satisfação do cliente (19%).
Como ficou claro nos exemplos práticos deste artigo, a automação pode impactar desde a gestão financeira até a satisfação do cliente, transformando o retrabalho em processos ágeis e inteligentes.
Mesmo que sua administradora ainda esteja em uma fase inicial da adoção de automação, a boa notícia é que a Winker integra diversas soluções que permitem construir uma operação estratégica e inteligente de ponta a ponta. Clicando abaixo, você pode saber mais sobre cada uma das ferramentas.
