A pandemia de Covid-19 acelerou a transformação digital em mais de 70% das empresas. O dado faz parte de uma pesquisa da Economist Intelligence Unit (EIU), unidade do grupo de mídia The Economist, em parceria com a Microsoft. Na esteira desse movimento, surge o termo “administradora digital” para definir os serviços de gestão de condomínios. 

Porém, o cliente está mais atento. Apenas um bom slogan que remete ao digital não é mais suficiente. 

As mudanças estão de fato traçando uma linha diferencial entre empresas que adotaram a transformação (e seus benefícios) e as que permanecem receosas e paralisadas. 

Obviamente, você não quer sua administradora entre as empresas defasadas. 

Então, o que fazer? Será que em algum aspecto sua empresa já começou a própria transformação digital?

Continue a leitura e confira os principais fatores que definem uma administradora digital e como cada um deles beneficia a empresa em si, além de clientes. 

1. Papel, burocracia e trabalho manual

A gestão de condomínios não cabe mais em um conceito tradicional, basta prestar atenção no crescimento de condomínios inteligentes, onde a tecnologia dita o ritmo de todas as demandas. 

O fluxo de rotinas internas de uma administradora de condomínios já dependeu muito de papéis. Hoje, não precisa mais ser assim. 

O envio de boletos ou balancetes físicos já pode ser substituído pelo digital, bem como o armazenamento de documentos, que pode ocorrer em nuvem.

A gestão de condomínios baseada em documentos físicos traz outra consequência: predominam a burocracia e os trabalhos manuais, repetitivos, além de riscos de infrações à LGPD (falaremos mais sobre o assunto em um próximo tópico).

No caso de uma administradora digital, as possibilidades da inovação são aproveitadas ao máximo para as rotinas internas, com equipes empenhadas em absorver novos processos e clientes mais satisfeitos. 

Leia mais: Como otimizar rotinas operacionais de ponta a ponta

2. Custos e perda de tempo

Logicamente, ao passo que a administradora abandona papéis, burocracia e trabalhos manuais, o impacto direto está na redução de custos.

É um processo natural, já que rotinas baseadas no digital são mais rápidas e também menos passíveis de erros, tão comuns em trabalhos repetitivos e manuais.

A possibilidade de atualizações em tempo real também contribui para a agilidade de tomadas de decisão e resolução de problemas. 

3. Administradora digital tem comunicação ágil e efetiva

A forma como colaboradores se comunicam entre si e também com clientes é outro fator que diferencia administradoras digitais das tradicionais. 

Quando um gerente de condomínios, por exemplo, precisa estar atento a vários canais (e-mail, WhatsApp, telefone) é praticamente impossível evitar confusão e demora no atendimento. 

Já a adoção de soluções digitais para atendimento centraliza a comunicação e, em muitos casos, abre a possibilidade de segmentação ou priorização. 

Esta é uma mudança que beneficia a administradora e equipe, mas também clientes, que encontram uma comunicação muito mais acessível e descomplicada. 

4. Transparência

Você já teve a impressão de que condôminos não fazem ideia da importância dos seus serviços para o funcionamento do condomínio?

É assim quando administradoras não conseguem demonstrar o que fazem por estarem presas a modelos de prestação de serviços restritos a síndicos e conselheiros.

Já o modelo digital garante destaque aos serviços da administradora e reconhecimento dos clientes.

É o que acontece quando a administradora oferece um aplicativo, por exemplo. 

Condôminos sabem que na plataforma terão acesso a tudo o que tem relação com o condomínio, inclusive à gestão financeira, que se torna mais transparente. 

5. Assembleias virtuais

O potencial da transformação digital se estende a inúmeras rotinas da gestão de condomínios. Entretanto, a assembleia tem sido a maior impactada com a alternativa de realização à distância. 

Assembleias virtuais realmente se consolidaram no mercado condominial. Surgiram como necessidade em meio à pandemia e hoje muitos condomínios optaram por não retornar ao formato presencial. 

Realizá-las de forma virtual garante mais participação dos condôminos, que podem deliberar e votar de onde estiverem. Além disso, a assembleia virtual custa menos, sem a necessidade de organização física, locação de equipamentos e deslocamento de colaboradores.

Leia mais: Quais as diferenças entre assembleia presencial e virtual?

6. Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Não é possível falar em administradora digital, sem pensar em adequação à LGPD. É um requisito básico que a gestão de condomínios aconteça de acordo com o que preconiza a lei, em termos de segurança e direitos dos titulares. 

Para isso, o ideal é utilizar sistemas de gestão adequados à legislação e também fazer da tecnologia uma aliada.

Uma administradora adequada à LGPD terá captação de dados centralizada, armazenamento em servidores com padrão de segurança internacional (que substituem arquivos físicos e papéis), equipe que conhece a legislação, entre outros aspectos.

Dessa forma, diminuem sensivelmente os riscos de cometer infrações, que podem levar a multas de até R$ 50 milhões. 

Leia mais: Diagnóstico LGPD para Administradoras de Condomínios

7. O cliente como centro da estratégia

Quanto tempo você tem hoje para pensar na experiência do seu cliente? Digital é um conceito e não basta estar apenas online, para ser digital. Aliás, estar online não significa estar conectado. 

Se você acha que tem outras preocupações mais importantes e que priorizar seus clientes (síndicos e condôminos) pode ficar para depois, um dado pode fazê-lo mudar de ideia: 86% dos consumidores estão dispostos a pagar mais por uma experiência melhor.

Todos os aspectos da administradora digital citados até aqui garantem tempo e espaço para que seus clientes estejam no centro da estratégia de negócio. 

Atendimento mais ágil e baseado em tecnologia fará com que a administradora esteja sempre disponível ao cliente. Para isso, sua administradora pode aderir a ferramentas para automação de processos e CRM, plataforma de atendimento omnichannel, entre outras. 

Essa dinâmica resulta em mais vendas e retenção, com clientes satisfeitos e fiéis.

E agora?

Neste artigo, listamos os principais aspectos das administradoras digitais. Você identificou um ou mais na sua administradora? Quais deles podem ser implementados ou melhorados?

Depois de conhecê-los, o caminho é avaliar o que é possível fazer para que a sua empresa esteja alinhada a essa realidade. 

Uma dica é que a Winker pode ser utilizada para alcançar uma operação 100% digital.

Isso porque os diversos recursos disponíveis na plataforma (módulos como Mensagens, Reservas, Boletos, Balancete Interativo, Assembleia Virtual, Manutenções, entre outros) fazem com que todas as rotinas da gestão de condomínios estejam centralizadas e possam ser resolvidas com agilidade.