A assembleia do condomínio está entre as inúmeras rotinas da gestão condominial em que há tratamento de dados. Se a deliberação e votação ocorrem de forma virtual, a manipulação e armazenamento de dados será ainda maior, ou seja, também é fundamental seguir a LGPD em assembleia virtual. 

É consenso que administradoras de condomínios e mesmo condomínios em si estão sujeitos à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Como já ressaltamos em outros conteúdos, o fator principal desse consenso é a importância dos dados tratados. Então, é questão de lógica: se dados são recebidos, armazenados e manipulados, a LGPD em assembleia virtual é valida, ainda mais se houver gravação das reuniões. 

A deliberação e votação à distância se propagou com a pandemia de Covid-19 e hoje está consolidada. Passados os desafios de adaptação ao novo formato, o momento atual levanta outra dúvida importante: quais precauções tomar para garantir a proteção de dados em assembleias virtuais? Continue a leitura e descubra.

Consentimento dos participantes 

Imagens, áudios, textos e vídeos são informações que estão sob a proteção da LGPD em assembleia virtual. 

O primeiro aspecto a ser observado, nesse sentido, é: todos os participantes da assembleia virtual estão cientes e consentiram a utilização dessas informações? Afinal, seus votos serão compartilhados em ata de assembleia, não é?

Você pode estar pensando que a resposta afirmativa é óbvia, pois todos que acessam e participam sem contestação devem estar de acordo. Mas não é assim que funciona diante da LGPD.

A legislação define que o consentimento deve estar claro a todos os participantes e que será válido somente se ocorrer sob 3 condições:

• de forma livre, ou seja, que nenhum participante tenha sido obrigado a concordar;

• de forma consciente, para que todos realmente saibam que concordam em participar. Lembre-se: a máxima “quem cala, consente” não se aplica à LGPD;

• de forma desimpedida, para que a participação não ocorra em troca de alguma outra condição. 

Como garantir o consentimento?

O consentimento livre, consciente e desimpedido vai depender da forma como a assembleia virtual é realizada, principalmente, em relação ao sistema utilizado. 

Para evitar problemas, opte por soluções pensadas especificamente para deliberação e votação à distância e certifique-se de que as mesmas estão adequadas à LGPD, para garantir a segurança e integridade das informações. 

No mínimo, uma solução que atende à legislação terá a possibilidade de visualização e concordância com o termo de consentimento antes do acesso à assembleia. 

Segurança digital

Se uma assembleia de condomínio é virtual, existe a utilização de plataformas digitais e de tecnologia. Com o surgimento da LGPD, os critérios e cuidados para escolher entre as opções de mercado devem ser redobrados. 

Enquanto a realização de assembleias é de responsabilidade do condomínio e, muitas vezes, também da administradora, ambos devem se certificar de que o sistema escolhido é seguro. 

Segurança, neste caso, tem a ver com: 

• quem poderá acessar o ambiente da assembleia;
• as permissões e restrições de acesso ao conteúdo final da assembleia;
• qual a tecnologia utilizada para armazenamento (servidores) do material produzido;
• autenticação de usuários criptografada, entre outros aspectos. 

Como se certificar sobre segurança?

Só há uma forma de ter certeza sobre a segurança das assembleias virtuais que você realiza: informe-se, pesquise e avalie as soluções.

A etapa de pesquisa e questionamentos deve acontecer antes da realização da assembleia. Procure saber detalhes sobre a tecnologia escolhida, se ela atende às práticas recomendadas pela LGPD em assembleias virtuais. 

Já a utilização de cópias de sistemas não originais ou armazenamento de informações em computadores do condomínio aos quais muitas pessoas têm acesso, são exemplos de situações que certamente colocam o condomínio em desacordo com a lei. Ou seja, são práticas a serem evitadas.

Definições no regimento interno e convenção

O regimento interno e a convenção do condomínio compõem as regras a serem seguidas por moradores e gestores. Sendo assim, por que não apontar neste documento também as determinações sobre a LGPD em assembleias virtuais?

Ao acrescentar estas disposições no regimento interno, você garante 2 pontos essenciais à LGPD:

• clareza sobre o tratamento de dados em assembleias virtuais;
• que todos no condomínio estejam de acordo com as definições, já que qualquer alteração no regimento deve passar por deliberação e aprovação). 

O que estipular sobre LGPD em assembleia virtual?

Agora que você já conhece a importância de pontuar o assunto na convenção e regimento interno do condomínio, é hora de entender na prática o que acrescentar nestes documentos. 

Entre outras questões, no regimento o condômino deve encontrar respostas para as seguintes perguntas:

→ quem pode ter acesso ao conteúdo da assembleia?

→ de que forma as informações da assembleia serão disponibilizadas?

→ quais são os limites para usabilidade das informações da assembleia pelo condomínio?

→ qual é o período máximo de utilização destas informações?

→ após quanto tempo e como estas informações serão descartadas?

Por exemplo, após a geração e registro da ata, será mesmo necessário armazenar áudios, imagens, gravação da assembleia do condomínio e conversas trocadas em texto? Se o condomínio permanecer com este conteúdo, de acordo com a LGPD, é preciso ter um motivo para fazê-lo, além de garantir que o arquivo esteja em local protegido. 

Conclusão

As punições relativas à LGPD começam a ser aplicadas em agosto de 2021 e a legislação é válida para condomínios e administradoras de condomínios. 

Descumprir o que orienta a lei, mesmo que em assembleias virtuais, pode gerar punições, que variam entre advertências, suspensão do tratamento de dados, ordens de eliminação de dados e multas. 

No caso de multas, o valor pode chegar a 2% do faturamento da empresa ou da arrecadação anual do condomínio, com limite de R$ 50 milhões por infração. Nesse sentido, a melhor alternativa é buscar adequação. 

Se você ainda tem dúvidas a respeito, confira a checklist de 10 passos para adequação, nos conteúdos abaixo. É gratuito, basta escolher entre administradora ou condomínio e clicar:

Administradoras: Checklist LGPD – 10 passos para adequação

Condomínios: Checklist LGPD – 10 passos para adequação

Já sobre assembleia virtual, a Winker desenvolveu um módulo específico para deliberação e votação à distância, de acordo com as definições da LGPD. Para saber mais, clique aqui.