Quantos processos você acha que acontecem diariamente na sua empresa?

Provavelmente são muitos e não tê-los sob controle pode afetar diretamente a eficiência e produtividade das equipes envolvidas em cada um deles. Por fim, os resultados também sofrem as consequências. 

A desorganização reflete em tempo perdido e falta de foco, de acordo com o Índice de Anatomia do Trabalho Global 2023.

Por que mapear processos?

Vamos supor que um novo colaborador esteja assumindo o cargo de gerente na sua empresa. Como ele será apresentado às suas atribuições?

Este é apenas um dos exemplos em que o mapear processos pode agilizar muito a nova contratação e a entrega de resultados deste novo profissional. 

O mapeamento de processos é uma técnica voltada a visualizar, compreender e documentar fluxos de trabalho dentro de uma organização.

Em empresas, este mapeamento permite uma visão clara e detalhada sobre como todas as tarefas são executadas. 

Por meio dele, equipes e colaboradores sabem exatamente o que precisam fazer, sem depender somente de explicações ou de longos períodos de adaptação.  

Assim, torna-se mais fácil:

• ter visão de toda a empresa e saber o que está acontecendo;

• identificar gargalos e rotinas repetitivas;

• descobrir oportunidades de melhorias;

• identificar profissionais com maior produtividade;

• otimizar todas as etapas de um processo.

Quais são os passos para o mapeamento de processos?

É importante ressaltar: qualquer processo pode fazer parte do seu mapeamento, cabe a você decidir quais deles são relevantes e merecem tempo para que sejam investigados, descritos e definidos como fluxos de trabalho padrão para a empresa. 

Os critérios a serem considerados podem ser: processos mais frequentes, processos não tão frequentes mas que são estratégicos para o seu negócio, etc.

Não subestime a importância de nenhuma das fases a seguir.

Quando bem construído, o mapeamento de processos tem potencial para promover melhorias tangíveis e duradouras, principalmente, em relação ao alcance de objetivos.

1.  Identificar e selecionar

Comece com o levantamento de processos a serem mapeados. Alguns critérios para a seleção são o impacto esperado, a complexidade ou a quantidade de dúvidas referentes ao processo.

Tudo isso pode contar a favor da seleção de um determinado processo para mapeamento. Outro exemplo de critério é a implantação de um novo processo que precisa ser explicado à equipe de forma simples e padronizada. 

2. Documentar

Nesta etapa, descreva em detalhes cada etapa do processo. Como o processo começa e termina? Quais são as atividades, responsáveis e prazos?

É essencial contar com a colaboração das equipes envolvidas nos processos, para que as informações coletadas sejam claras e precisas. 

3. Organizar e desenhar

Com a lista de atividades concluída, organize a sequência correta de execução para representar o processo, do início ao fim, de forma completa. 

Lembre-se: o objetivo do fluxo é ser ágil e eficiente, integrando todos os envolvidos. 

Em seguida, desenhe um fluxograma com símbolos de mapeamento de processos (falamos sobre os mais utilizados a seguir). Há alguns formatos possíveis para o fluxograma, que podem ser escolhidos de acordo com o objetivo do processo. 

4. Compartilhar

Ao finalizar o desenho do fluxograma, disponibilize o material aos colaboradores. 

O mapeamento é um norteador de tudo o que deve acontecer para a execução ágil e eficiente de um processo.

É a partir dele que sua equipe saberá o que precisa fazer, em que ordem e dentro de quais prazos. 

5. Monitorar

Mesmo depois de implementado, o mapeamento pode ser alterado, principalmente para melhorias. 

Novamente, abra espaço para a participação dos responsáveis pela execução dos processos.

Por meio de análises de resultados, as equipes devem trazer insights, ajudar a identificar gargalos e excluir etapas desnecessárias, bem como definir a melhor sequência de etapas para o resultado esperado. 

É importante monitorar e aprimorar continuamente para garantir efetividade ao longo do tempo.

Quais são os principais símbolos do mapeamento de processos?

Esses símbolos, combinados de maneira adequada, permitem uma compreensão clara e intuitiva dos processos mapeados.

• Retângulo: representa uma atividade ou tarefa dentro do processo.

• Losango: indica uma decisão que deve ser tomada, levando a diferentes caminhos.

• Círculo: representa o início ou o fim do processo.

• Setas: mostram a sequência de etapas e a direção do fluxo de trabalho.

• Linhas de conexão: ligam as etapas e os símbolos, indicando a sequência lógica do processo.

Exemplos na gestão de condomínios

A sua administradora tem um jeito próprio de trabalhar, o que resulta em rotinas específicas. Porém, algumas demandas são essenciais à gestão de condomínios e, se você não sabe por onde começar o seu mapeamento de processos, considere as seguintes rotinas:

• Entrada ou saída de condomínio na carteira

• Atendimento (troca de titularidade, emissão de CND, entre outras)

• Assembleias

• Gestão de contratos

• Gestão de conservação e manutenções

• Gestão orçamentária

• Gestão de colaboradores

• Gestão de compras

• Gestão contábil

• Assessoria Jurídica

• Marketing

• Vendas

Utilidade e benefícios

Ainda não se convenceu de que o mapeamento de processos vale a pena? Então, confira alguns dos principais benefícios da técnica para empresas de qualquer segmento. 

Gargalos e rotinas repetitivas: sabe quando determinado setor da sua empresa não rende, mas você não consegue descobrir o motivo? Com processos mapeados, será mais rápido identificá-los e eliminar estas barreiras, para aumentar a produtividade.

Comunicação e integração: equipes que visualizam seus processos conseguem se comunicar melhor, sem confusão e com a compreensão comum das etapas de trabalho. Assim, no lugar dos mal entendidos, entram em cena a colaboração e sincronia.

Otimização: tempo e recursos são ativos que nenhuma empresa pode desperdiçar. Mapear processos elimina erros e rotinas ineficientes, além de facilitar a melhor alocação de recursos.

Decisões: ao mapear processos, o gestor tem uma visão ampla dos fluxos de trabalho, que também agilizará a tomada de decisões estratégicas, com base nas rotinas internas e objetivos da empresa.

Ferramentas

O mapeamento de processos pode ser organizado até mesmo no papel, mas já existem soluções, inclusive com versões gratuitas, para o registro de fluxogramas.

Depois de definir e construir seus fluxos de trabalho, o próximo passo é garantir que eles sejam executados.

Winker Flow é a solução definitiva para esta execução, com um diferencial: é o primeiro e único software de automação de processos para gestão de condomínios, com CRM e Inteligência Artificial. A ferramenta traz visão sistêmica da organização e permite ações proativas para evitar atrasos.